Ukratko: do 30 aktivnih članova Klubomat je besplatan, sa svim funkcijama. S više aktivnih članova koristite plaćeni paket i plaćate ga jednom godišnje, prema računu koji Vam pošaljemo. Zbog neplaćanja nikad ne brišemo podatke, a portal za roditelje i članove i osobne poveznice uvijek rade.
Kada Vam ovo treba
Kada se u aplikaciji pojavi obavijest o paketu ili računu, ili želite znati koliko ćete plaćati.
Paketi
- Besplatno: do 30 aktivnih članova.
- Udruga (nijedna članarina ne naplaćuje se mjesečno): 39 € godišnje do 300 članova i 79 € godišnje do 1.000 članova.
- Klub (barem jedna članarina naplaćuje se mjesečno): 14,90 € mjesečno do 100 članova, 24,90 € do 250 članova i 39,90 € do 500 članova. Plaća se jednom godišnje, cijena 10 mjeseci: 149 €, 249 € ili 399 € za godinu.
- Za više članova ili savez cijenu dogovaramo s Vama.
PDV se ne obračunava jer pružatelj usluge Klubomat nije u sustavu PDV-a.
Paket ne birate sami. Svake noći u 5 sati brojimo aktivne članove. Bivši članovi, članovi u mirovanju, anonimizirani članovi i roditelji ili skrbnici ne broje se. Čim je barem jedna aktivna vrsta članarine mjesečna, potreban Vam je Klub.
Početak naplate
- Prvih 30 dana od registracije Klubomat koristite besplatno, uz bilo koji broj članova. Dan registracije je prvi dan.
- Imate li na kraju tog razdoblja više od 30 aktivnih članova, paket se naplaćuje od sljedećeg dana.
- Ako granicu prijeđete kasnije, paket se naplaćuje od dana kad ste je prešli. Dodatnih dana nema.
- Ništa se ne zaključava. Glavni administratori dobiju e-mail, a glavni administratori i administratori vide obavijest s paketom i cijenom: „Račun za pretplatu poslat ćemo Vam u roku od 8 dana.”
Račun
- Na stranici Postavke → Pretplata i računi provjerite Podaci za račun. Gumbom Promijeni podatke za račun ispravljate naziv, adresu i OIB, upisujete e-mail adresu za račune i označavate je li organizacija obveznik poreza na dobit ili PDV-a.
- Za svaki račun glavni administratori i adresa za račune dobiju e-mail „Novi račun za pretplatu na Klubomat”. Račun preuzimate na stranici Pretplata i računi, gumbom Preuzmi PDF.
- Platite ga iz svoje banke. Rok plaćanja je 15 dana od izdavanja računa.
- Kad zabilježimo uplatu, pretplata vrijedi godinu dana od početka naplate. Do kada vrijedi, piše pod Vaš paket.
Od 1.1.2027. obveznici poreza na dobit ili PDV-a račun primaju kao eRačun, a ostali i dalje kao PDF u Klubomatu.
Veći paket tijekom plaćene godine
Prijeđete li tijekom plaćene godine na veći paket (višu razinu ili s paketa Udruga na Klub), novu godinu ne plaćate. Plaćate samo razliku u cijeni do kraja već plaćene godine: razlika godišnjih cijena dijeli se na 12 mjeseci i množi brojem punih mjeseci od dana prelaska do kraja plaćene godine, zaokruženo na cent. Započeti mjesec ne računa se.
Primjer: plaćen je Klub do 100 članova, a od 1. srpnja trebate Klub do 250 članova. Do 31. prosinca ostalo je 6 punih mjeseci, pa plaćate polovicu razlike između 249 € i 149 €.
Obavijest i e-mail navode novi paket, razdoblje i iznos: „Račun ćemo Vam poslati u roku od 8 dana.” Plaćen, veći paket vrijedi do kraja plaćene godine. Ako do kraja plaćene godine nije ostao nijedan puni mjesec, razliku ne plaćate. Ne plaćate je ni kad novi paket nije skuplji. Sljedeću godinu tada plaćate za novi paket.
Svaki daljnji prelazak u istoj godini zasebna je razlika, od svog dana, prema paketu koji Vam je do tada obračunat. Raniji račun za razliku i dalje vrijedi, a za novu dobivate još jedan (ili jedan za obje, ako za raniju račun još niste dobili). Razliku za koju račun ne pošaljemo do kraja plaćene godine ne plaćate.
Obnova
Glavni administratori 30 dana prije isteka pretplate dobiju e-mail „Pretplata ističe …”, uz obavijest u aplikaciji; ako Vam treba drugi paket, piše koji i po kojoj cijeni. Dok čekate ili niste platili račun za razliku, taj e-mail ne šaljemo. Račun za sljedeću godinu, prema broju aktivnih članova u tom trenutku, šaljemo prije isteka; stigne li kasnije, Klubomat do tada koristite kao i dosad.
Ako račun nije plaćen
Dan nakon roka plaćanja ne možete izrađivati nova zaduženja ni slati ni ispisivati nove uplatnice. Sve ostalo radi: pregled, preuzimanje postojećih uplatnica, uvoz izvoda, povezivanje uplata, podsjetnici i izvozi. Takvi gumbi su sivi, uz poruku „Ova radnja nije dostupna dok račun za pretplatu na Klubomat ne bude plaćen.”
Ako račun ni tada ne bude plaćen, možemo uključiti sljedeće korake. Svaki vrijedi odmah, uz e-mail glavnim administratorima i adresi za račune:
- Upozorenje – sve radi, uz crvenu obavijest na svakoj stranici.
- Bez novih članova – članove ne možete dodavati ni uvoziti. Postojeće i dalje uređujete.
- Samo pregled – sve vidite, preuzimate i izvozite, ali ništa ne mijenjate. Noću se ne izrađuju zaduženja, automatski podsjetnici ne šalju se i preplate se ne troše same. I dalje možete ukloniti korisnika, opozvati osobnu poveznicu, zabilježiti povučenu privolu i promijeniti podatke za račun. Glavni administrator i dalje može anonimizirati člana koji to zatraži.
- Zaključano – otvoreni su samo Izvoz svih podataka i Pretplata i računi. Zahtjeve članova i roditelja o njihovim podacima proslijedite nam na info@klubomat.hr; provest ćemo ih u zakonskom roku.
Na svakom koraku vrijedi:
- podatke zbog neplaćanja nikad ne brišemo;
- portal za roditelje i članove i osobne poveznice rade kao i dosad;
- pozivnicu poslanu prije ograničenja korisnik i dalje može prihvatiti;
- ograničenja prestaju čim zabilježimo uplatu, ako nemate drugih računa kojima je istekao rok plaćanja.
Otkaz
Pretplatu otkazujete kad god želite, javite nam se. Glavni administratori i adresa za račune dobiju e-mail, a na stranici Pretplata i računi piše što vrijedi i od kojeg dana.
Plaćena godina vrijedi do svog kraja, a sljedeću godinu ne naplaćujemo. Neiskorišteni dio plaćene godine ne vraćamo. Dok plaćena godina traje (i ona plaćena unaprijed, i ona koja počinje nakon razdoblja bez pretplate), sve radi kao i dosad, samo bez podsjetnika za obnovu. Prijeđete li u njoj u veći paket, razliku i dalje plaćate.
Nakon plaćene godine, s najviše 30 aktivnih članova Klubomat koristite besplatno. S više njih pristup se ograničava kao na koraku Zaključano, zbog otkaza, a ne neplaćenog računa, i toga dana dobivate e-mail. Glavni administratori i administratori tada i dalje mogu članovima koji više nisu aktivni završiti članstvo (Članovi, kartica člana, Još radnji → Završi članstvo); ništa drugo se ne mijenja. Kad aktivnih članova bude najviše 30, pristup se ponovno otvara sljedećeg jutra, nakon noćnog brojanja.
Bez plaćene godine (probno razdoblje traje ili računa još nema) paket ne naplaćujemo, a s više od 30 aktivnih članova ograničenje počinje dan nakon probnog razdoblja ili odmah, ako je ono prošlo.
Otkaz sam po sebi ne poništava neplaćeni račun. Račun za razdoblje nakon otkaza u pravilu poništavamo kad otkaz zabilježimo. Račun koji ne poništimo i dalje vrijedi i treba ga platiti; vidite ga na stranici Pretplata i računi, a nakon roka plaćanja vrijedi i ograničenje opisano gore.
Predomislite li se, javite nam se: otkaz poništavamo, o tome dobivate e-mail i sve ponovno radi kao i dosad. Ako tada trebate plaćeni paket, a plaćene godine nemate, naplaćujemo ga od dana poništenja. Otkaz prestaje i kad Vam, po dogovoru, pošaljemo račun za sljedeće razdoblje. Prije odlaska preuzmite podatke: Postavke → Izvoz svih podataka.
Raskid ugovora
Ugovor o korištenju Klubomata glavni administrator može raskinuti u svakom trenutku, porukom na info@klubomat.hr. Ugovor prestaje danom koji navedete, a najranije danom kad nam poruka stigne. Glavni administratori i adresa za račune dobiju e-mail s potvrdom tog dana i svih rokova. Raskid ugovora ne otkazuje sam po sebi pretplatu i ne poništava račune koji su već izdani.
Do zadnjeg dana ugovora sve radi kao i dosad. Od sljedećeg dana još 30 dana možete preuzeti sve podatke (ako raskid zabilježimo tek nakon zadnjeg dana, tih 30 dana računamo od dana kad smo ga zabilježili): glavni administrator i administratori tada mogu otvoriti samo Izvoz svih podataka, Zakonski popis članova (PDF i Excel), Izvoz za knjigovođu, Članovi (za izvoz podataka pojedinog člana) i Pretplata i računi. Ništa se više ne može mijenjati, ni podaci za račun (ako ih treba ispraviti, javite nam se), a portal i osobne poveznice više ne prikazuju podatke kluba. Pozivnice za rad u aplikaciji koje još čekaju povlačimo čim raskid zabilježimo. Tjedan dana prije kraja tog roka podsjetit ćemo Vas e-mailom.
Nakon toga, a najkasnije 30 dana poslije, sve podatke kluba trajno brišemo iz Klubomata i o tome Vam šaljemo pisanu potvrdu. Iz sigurnosnih kopija podaci nestaju kad te kopije isteknu. Zadržavamo samo račune za pretplatu s podacima za račun i zapis o prihvaćanju uvjeta korištenja, koje smo dužni čuvati.
Predomislite li se prije brisanja, javite nam se: raskid poništavamo i sve ponovno radi kao i dosad.
Što ako…
…aktivnih članova opet je 30 ili manje? Prije računa: račun ne šaljemo. Ako ste ga već dobili, provjerit ćemo treba li ga platiti i javiti Vam se.
…smo platili, a ograničenje još traje? Uplata je možda na putu. Sve radi čim je zabilježimo, ako nemate drugih računa kojima je istekao rok plaćanja.
…ne vidim „Pretplata i računi”? Vide je samo glavni administratori i administratori.
…sudjelujemo u pilot programu? Pilot program odobravamo po dogovoru. Dok traje, paket ne plaćate, bez obzira na broj aktivnih članova. Javit ćemo Vam se 30 dana prije njegova kraja. Nakon njega naplata počinje kao nakon probnog razdoblja.