Ukratko: klub odlučuje koje podatke o članovima vodi i odgovara za njih (voditelj obrade). Klubomat ih za klub čuva i obrađuje (izvršitelj obrade). Na kartici člana evidentirate privole, izvozite podatke člana i, na zahtjev, anonimizirate bivšeg člana.
Kada Vam ovo treba
Kad dobijete potpisanu privolu, kad je netko povuče, kad član zatraži uvid u svoje podatke ili njihovo brisanje.
Za što privola nije potrebna
Za zakonski popis članova (zakonska obveza) i za vođenje članarina (članstvo u klubu) privola Vam ne treba. Privola je potrebna za objavu fotografija i videozapisa te za promidžbene obavijesti.
Evidentiranje privole
- Otvorite karticu člana i ispod podataka kliknite Povijest privola.
- Kliknite Evidentiraj privolu.
- Odaberite za što je privola, tko ju je dao i datum s potpisanog obrasca. Obrazac sačuvajte u klubu.
Za člana mlađeg od 16 godina privolu daje roditelj/skrbnik. Član od 16 ili 17 godina može je dati sam ili je daje roditelj/skrbnik, a punoljetan član samo osobno. Ako datum rođenja nije upisan, privolu može dati samo roditelj/skrbnik.
Kad osoba povuče privolu, kliknite Povuci privolu. Zapis ostaje u povijesti, a stanje na kartici člana postaje „Povučena”.
Izvoz podataka člana
Kad član ili roditelj zatraži uvid u podatke: na kartici člana kliknite Još radnji → Izvezi podatke člana, odaberite PDF ili JSON i kliknite Preuzmi. Datoteku predajte samo osobi na koju se podaci odnose.
Anonimizacija člana
Kad bivši član zatraži brisanje podataka:
- Ako je još član, na kartici člana kliknite Još radnji → Završi članstvo i upišite datum prestanka.
- Kliknite Još radnji → Anonimiziraj člana (samo glavni administrator).
- Pročitajte što se uklanja, upišite broj člana i potvrdite.
Uklanjaju se ime, OIB, datum rođenja, kontakti, adresa i napomene; ime zamjenjuje oznaka „Anonimizirani član” s brojem člana. Privole se vode kao povučene. Ostaju broj člana, datumi članstva (redak u zakonskom popisu) i iznosi zaduženja i uplata. Ovo se ne može poništiti.
Uvjeti korištenja i Ugovor o obradi osobnih podataka
Pri registraciji prihvaćate Uvjete korištenja i Ugovor o obradi osobnih podataka. Kako Klubomat postupa s osobnim podacima, opisano je u Politici privatnosti. Svaka verzija tih tekstova ostaje dostupna na svojoj adresi, a popis svih verzija nalazi se na dnu svakog teksta.
Kad objavimo novu verziju, o tome Vas obavještavamo e-mailom najmanje 30 dana unaprijed. Glavni administrator tada na vrhu svake stranice vidi obavijest s oba teksta i gumb Prihvaćam. Jednim klikom prihvaćate novu verziju u ime organizacije, a potvrdu s poveznicama na prihvaćene verzije dobivate e-mailom. Do tada sve radi kao i prije.
Što ako…
…dijete nema upisanog roditelja? Privolu nije moguće evidentirati. Najprije na kartici člana kliknite Još radnji → Dodaj roditelja/skrbnika.
…član navrši 16 godina? Ništa se ne mijenja samo od sebe. Privola roditelja vrijedi dok je netko ne povuče.
…roditelj anonimiziranog člana ima i drugo dijete u klubu? Njegovi podaci ostaju. Uklanjaju se samo podaci roditelja koji više nema djece u klubu.
…koliko dugo čuvati podatke? O tome odlučuje klub. Naš prijedlog: financijske zapise 11 godina (računovodstvena pravila – potvrdite sa svojim knjigovođom), a podatke o članu dok ih osoba ne zatraži ukloniti ili dok klub ne zatvori račun.