Politika privatnosti platforme Klubomat

1. O ovom dokumentu

Ova politika objašnjava kako platforma Klubomat (u nastavku: Klubomat) postupa s osobnim podacima. Klubomat je internetska aplikacija na adresi https://klubomat.hr kojom udruge – sportski klubovi, KUD-ovi, DVD-ovi, planinarska, lovačka i ribolovna društva, zborovi, škole organizirane kao udruge i druge udruge (u nastavku: Udruga) – vode članove, članarine, uplatnice i uplate.

Politika vrijedi za aplikaciju, portal za roditelje i članove, osobne poveznice, centar pomoći, javno web-mjesto Klubomata i javni demo.

Važno je razlikovati dvije uloge koje imamo (točka 3). Ako ste član Udruge ili roditelj/skrbnik člana, o Vašim podacima u evidenciji Udruge odlučuje Vaša Udruga. S pitanjima o tim podacima najprije se obratite njoj.

2. Tko smo i kako nas možete kontaktirati

U ovoj politici „mi” i „Operater” znače operatera platforme iz tablice. „Opća uredba” je Uredba (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka).

3. Dvije uloge: kada odlučujemo mi, a kada Udruga

Kao izvršitelj obrade podatke Udruge obrađujemo samo po njezinim uputama i samo da bismo joj pružili uslugu. Odnos uređuje Ugovor o obradi osobnih podataka, koji Udruga prihvaća pri registraciji. Te podatke ne koristimo za vlastite svrhe, ne prodajemo ih, ne koristimo ih za oglašavanje ni za razvoj i ne spajamo podatke različitih Udruga.

4. Podaci za koje smo mi voditelj obrade

4.1. Registracija nove Udruge

• Što: ime, e-⁠adresa, naziv i vrsta Udruge koje upišete na stranici „Registracija” te vrijeme slanja.
• Kako: na Vašu e-⁠adresu šaljemo jednokratnu poveznicu za potvrdu, koja vrijedi 24 sata. Čuvamo samo sažetak (hash) poveznice. Lozinku birate tek na stranici potvrde.
• Svrha i pravna osnova: sklapanje ugovora o korištenju (članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe).
• Rok: zahtjev se briše 24 sata nakon što poveznica istekne ili nakon što je registracija završena.

4.2. Korisnički računi

Račun u aplikaciji imaju osobe koje rade za Udrugu (voditelj kluba, administrator, trener/voditelj, samo pregled). Račun portala imaju roditelji/skrbnici i punoljetni članovi.

• Što: ime, e-⁠adresa, sažetak lozinke (samo za aplikaciju), šifrirani podaci za dvofaktorsku prijavu ako ste je uključili, vrijeme zadnje prijave, Udruge kojima pripadate.
• Izvor: e-⁠adresu osobe koju Udruga pozove za rad u aplikaciji upisuje Udruga. E-⁠adresu roditelja/skrbnika i člana za portal upisuje Udruga u svoju evidenciju.
• Svrha i pravna osnova: omogućiti rad u aplikaciji i pristup portalu (članak 6. stavak 1. točka (b)); zaštita računa (članak 6. stavak 1. točka (f) – legitimni interes sigurnosti usluge).
• Provjera lozinke: novu lozinku provjeravamo u javnoj bazi poznatih procurjelih lozinki (servis Have I Been Pwned). Šalje se samo prvih 5 znakova sažetka lozinke, koji dijele stotine različitih lozinki. Lozinka, njezin puni sažetak, e-⁠adresa i ime ne napuštaju naš poslužitelj, pa se ne šalje nijedan osobni podatak.
• Rok: dok račun daje pristup barem jednoj Udruzi. Račun koji 12 mjeseci ne daje pristup nijednoj Udruzi brišemo. Pozivnice za rad u aplikaciji brišemo 12 mjeseci nakon što su prihvaćene, opozvane ili su istekle.

4.3. Prijava, sigurnost i tehnički zapisi

• Sigurnosni događaji (prijava, odjava, promjena lozinke ili e-⁠adrese, uključivanje dvofaktorske prijave) bilježe se s identifikatorom korisnika, vrstom prijave i IP adresom. Čuvamo ih 12 mjeseci. IP adresa u revizijskom zapisu Udruge briše se nakon 12 mjeseci, a sam zapis o radnji ostaje dio podataka Udruge.
• Poveznica i kôd za prijavu na portal vrijede 30 minuta i mogu se upotrijebiti jednom. Čuvamo samo njihove sažetke i IP adresu s koje je poveznica zatražena; brišu se najkasnije sat vremena nakon isteka.
• Poveznica za novu lozinku (aplikacija) vrijedi 60 minuta. Čuvamo e-⁠adresu i sažetak poveznice; brišu se najkasnije sat vremena nakon isteka.
• Ograničenja broja pokušaja (npr. najviše 5 neuspjelih prijava za istu e-⁠adresu s iste IP adrese u 15 minuta) privremeno pamte IP adresu i e-⁠adresu, najdulje 24 sata.
• Sesija: podaci o prijavljenoj sesiji (IP adresa, preglednik) čuvaju se u bazi i brišu nakon 120 minuta neaktivnosti ili odjave. Ako u aplikaciji odaberete „Zapamti me”, prijava vrijedi 14 dana. Na portalu ostajete prijavljeni 30 dana na uređaju na kojem ste se prijavili, o čemu Vas stranica za prijavu obavještava.
• Revizijski zapis platforme: radnje Operatera u administraciji platforme i automatskih poslova platforme (npr. promjena paketa ili stanja Udruge, slanje obavijesti o izmjenama pravnih tekstova) bilježe se s vremenom, vrstom radnje i zapisom na koji se odnose. Čuvamo ih 5 godina. Zapisi o raskidu ugovora čuvaju se koliko i zapis o prihvaćanju pravnih tekstova (točka 4.7.).
• Zapisi aplikacije (pogreške i tehnički događaji) automatski maskiraju OIB, IBAN i e-⁠adrese i ne sadrže imena članova. Čuvaju se 14 dana. Neuspjeli pozadinski poslovi (npr. e-⁠poruka koja nije poslana) čuvaju se 30 dana.
• Zapisi web-poslužitelja i poslužitelja e-⁠pošte (IP adresa, vrijeme, zatražena adresa, adrese pošiljatelja i primatelja e-⁠pošte) nastaju kod pružatelja smještaja. Pružatelj ih čuva najdulje godinu dana radi ispunjavanja svojih zakonskih obveza i ne koristi ih u druge svrhe.
• Svrha i pravna osnova: sigurnost usluge, sprječavanje zlouporabe i otkrivanje pogrešaka (članak 6. stavak 1. točka (f)). Naš je legitimni interes zaštititi podatke svih Udruga i njihovih članova; zapisi sadrže samo ono što je za to potrebno.

4.4. Udruga kao korisnik i naplata naknade

• Što: naziv, adresa i OIB Udruge, e-⁠adresa za račune, podatak je li Udruga obveznik poreza na dobit ili PDV-a, broj aktivnih članova (samo broj), paket, izdani računi i uplate naknade te ime i e-⁠adresa voditelja kluba.
• Svrha i pravna osnova: izvršenje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b)) i ispunjavanje poreznih obveza Operatera (članak 6. stavak 1. točka (c)).
• Izdavanje računa: račune izdajemo u mrežnoj aplikaciji za izdavanje računa (točka 7), u koju upisujemo samo podatke potrebne za račun.
• Rok: računi i podaci o naplati čuvaju se 11 godina od kraja godine u kojoj je račun izdan (članak 66. stavak 18. Općeg poreznog zakona: deset godina od početka tijeka zastare).
• Nakon prestanka ugovora: kad se podaci Udruge obrišu (točka 13), od ovih podataka ostaju samo naziv, adresa i OIB Udruge, e-⁠adresa za račune, podaci o paketu te izdani računi i uplate naknade. Ime i e-⁠adresa voditelja kluba tada ostaju samo u zapisu o prihvaćanju pravnih tekstova (točka 4.7.).

4.5. Zahtjevi za podršku („Trebate pomoć?”) i e-⁠pošta

• Što: Vaša poruka, kontakt koji navedete i automatski kontekst: Udruga, vrsta Udruge, uključeni moduli, Vaša uloga, stranica na kojoj ste bili (brojevi u adresi su maskirani), preglednik, verzija aplikacije te Vaših zadnjih pet radnji u aplikaciji (samo naziv radnje, vrsta zapisa i vrijeme – nikad podaci o članovima).
• Prijedlog odgovora: za Vaš upit može se pripremiti prijedlog odgovora uz pomoć umjetne inteligencije (model Claude tvrtke Anthropic u usluzi Google Cloud Vertex AI, u Europskoj uniji; točka 7). Prije slanja u tekstu upita OIB, IBAN, e-⁠adrese i naziv Udruge zamjenjujemo oznakama. Uz upit se šalju samo vrsta Udruge, nazivi koje Udruga koristi (npr. „polaznik” umjesto „član”), uključeni moduli i stranica s koje je upit poslan – nikad Vaše ime, e-⁠adresa, kontakt koji ste naveli, naziv Udruge ni podaci o članovima. Prijedlog uvijek pročita i po potrebi ispravi Operater; nijedan se odgovor ne šalje automatski. Uz upit čuvamo prijedlog, poslani odgovor te kada je i tko ga poslao.
• Svrha i pravna osnova: odgovoriti na Vaš upit i ispraviti pogreške (članak 6. stavak 1. točke (b) i (f)). Prijedlog odgovora uz pomoć umjetne inteligencije temelji se na našem legitimnom interesu da odgovorimo brže i točnije (članak 6. stavak 1. točka (f)); prigovor na tu obradu možete uložiti na info@klubomat.hr (točka 11).
• Rok: 24 mjeseca, zatim se poruka s prijedlogom i odgovorom automatski briše. Isti rok vrijedi za njezinu kopiju u našem sandučiću e-⁠pošte i za poruke poslane na info@klubomat.hr, osim poruka koje su potrebne kao dokaz o ugovoru (one se čuvaju dok ugovor traje i još 5 godina).

Molimo Vas da u poruku za podršku ne upisujete OIB, datume rođenja ni druge podatke o članovima.

4.6. Ocjene članaka pomoći

Na kraju članka u centru pomoći možete odgovoriti „Je li Vam ovo pomoglo?” i dodati komentar. Spremamo odgovor, komentar, članak i Udrugu (ako ste prijavljeni), ali ne i Vaš korisnički račun. Svrha je poboljšanje uputa (članak 6. stavak 1. točka (f)). Rok: 24 mjeseca.

4.7. Prihvaćanje uvjeta korištenja i ugovora o obradi

Pri registraciji bilježimo koju je verziju Uvjeta korištenja i Ugovora o obradi osobnih podataka prihvatila koja osoba, za koju Udrugu i kada. Svrha je dokaz o sklopljenom ugovoru (članak 6. stavak 1. točke (b) i (f)). Rok: dok traje ugovor i još 5 godina nakon njegova prestanka (opći rok zastare, članak 225. Zakona o obveznim odnosima).

4.8. Pokazni klub („Isprobajte na primjeru”)

Pokazni klub sadrži samo izmišljene podatke. Briše se zajedno sa svim podacima 14 dana nakon izrade ili ranije, kad ga obrišete. Iz pokaznog kluba ne odlazi nijedna e-⁠poruka, a portal i osobne poveznice u njemu ne rade. U pokazni klub ne upisujte stvarne podatke. Svrha je da Klubomat isprobate prije nego što ga počnete koristiti; pravna osnova je izvršenje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b), Uvjeti korištenja, točka 6.1.).

4.9. Javno web-mjesto i javni demo

• Web-mjesto: stranice web-mjesta ne postavljaju nijedan kolačić i ne koriste servise za analitiku, oglašavanje ni praćenje. Fontovi i slike učitavaju se s našeg poslužitelja.
• Javni demo: na stranici „Isprobajte demo” možete bez registracije otvoriti pokazni klub s izmišljenim podacima. Ta stranica postavlja kolačić sesije i kolačić XSRF-TOKEN (točka 6), jer bez njih demo ne može otvoriti ni održati prijavu. Ne upisujete ime, e-⁠adresu ni lozinku.
• IP adresa: demo se s iste mreže može otvoriti najviše 3 puta na sat. Za to ograničenje koristimo samo sažetak (hash) adrese mreže, i to sat vremena. Sesija demoa (s IP adresom i preglednikom) čuva se u bazi dok traje i briše se najkasnije 120 minuta nakon zadnje aktivnosti ili zajedno s demoom.
• Što upišete u demo: demo završava 24 sata nakon otvaranja ili ranije, kad se odjavite. Tada se briše zajedno sa svim što ste u njemu upisali ili učitali, najkasnije oko 25 sati nakon otvaranja. Iz demoa ne odlazi nijedna e-⁠poruka. U demo ne upisujte stvarne podatke.
• Zapisi: zapisi o radnjama u demou brišu se s demoom. Ostaju samo dva zapisa – da je demo otvoren i da je obrisan – bez IP adrese i bez podataka o posjetitelju.
• Svrha i pravna osnova: omogućiti Vam da isprobate Klubomat i spriječiti zlouporabu demoa (članak 6. stavak 1. točka (f)).

4.10. Moramo li dobiti Vaše podatke?

Podaci iz točaka 4.1., 4.2. i 4.4. potrebni su za sklapanje i izvršenje ugovora: bez njih ne možemo otvoriti račun ni pružiti uslugu. Sve ostalo je neobvezno ili nastaje samo dok koristite Klubomat.

5. Podaci koje obrađujemo za Udrugu (kao izvršitelj obrade)

Ako ste član Udruge, roditelj/skrbnik člana ili platitelj čija se uplata nalazi na izvodu iz banke Udruge, Vaše podatke u Klubomatu vodi Udruga. Udruga određuje koje podatke vodi, zašto i koliko dugo. Primjeri:

• podaci o članu i članstvu (ime i prezime, broj člana, OIB, datum rođenja, kontakti, adresa, kategorija, razdoblja članstva, skupine) – popis članova Udruga mora voditi prema članku 12. Zakona o udrugama;
• podaci o roditeljima/skrbnicima i njihov trajni poziv na broj;
• zaduženja, uplatnice, uplate s izvoda iz banke (ime platitelja, IBAN platitelja, opis plaćanja), potvrde o uplati;
• privole (npr. za fotografije), poslani podsjetnici i obavijesti.

Što to znači za Vas:

• Svoja prava ostvarujete prema Udruzi (pristup, ispravak, brisanje i druga). Udruga u Klubomatu ima alate za izvoz podataka člana i za anonimizaciju bivšeg člana.
• Ako se obratite nama, Vaš ćemo zahtjev bez odgađanja proslijediti Udruzi i o tome Vas obavijestiti. Sami ne mijenjamo ni ne brišemo podatke Udruge bez njezine upute.
• Portal: roditelji/skrbnici i punoljetni članovi na portal ulaze poveznicom ili kôdom iz e-⁠poruke (vrijede 30 minuta i jednom), bez lozinke. Član mlađi od 18 godina portal koristi samo preko roditelja/skrbnika.
• Osobna poveznica: Udruga Vam može poslati osobnu poveznicu svojim aplikacijama (npr. WhatsApp, Viber) ili na papiru. Poveznica prikazuje samo otvorena zaduženja, uplatnice, upute za trajni nalog i potvrde o uplati – nikad OIB, datum rođenja, adresu ni podatke drugih obitelji. Udruga je može opozvati u svakom trenutku. Poruku s poveznicom šalje Udruga svojom aplikacijom; Klubomat te poruke ne šalje i ne vidi.

6. Kolačići i lokalna pohrana u pregledniku

Klubomat koristi samo kolačiće i lokalnu pohranu bez kojih usluga koju ste zatražili ne radi (članak 43. stavak 4. Zakona o elektroničkim komunikacijama). Za njih se privola ne traži, ali Vas o njima obavještavamo. Stranice javnog web-mjesta ne postavljaju nijedan kolačić.

Ne koristimo kolačiće ni druge alate za analitiku, oglašavanje ili praćenje, CAPTCHA servise ni vanjske fontove. Kolačiće i lokalnu pohranu možete obrisati u postavkama preglednika; nakon toga se morate ponovno prijaviti.

7. Kome se podaci otkrivaju i gdje se obrađuju

• Pružatelj smještaja i slanja e-⁠pošte: cyber_Folks d.o.o., Stjepana Radića 10, 48350 Đurđevac, Hrvatska (OIB 89338385732). Poslužitelj na kojem su aplikacija, baza i datoteke nalazi se u podatkovnom centru u Zagrebu (podatkovni centar Digital Realty), a preko istog pružatelja šalje se i e-⁠pošta. Pružatelj obrađuje podatke samo radi pružanja usluge, prema svojim uvjetima korištenja i pisanoj potvrdi o obradi podataka.
• Izdavanje računa za naknadu: FIRA Solutions d.o.o., Trg Josipa Jurja Strossmayera 8, 10000 Zagreb (mrežna aplikacija FIRA). Prima samo podatke potrebne za račun (naziv, adresa i OIB Udruge, e-⁠adresa za račune, stavke i iznosi računa) i obrađuje ih u Europskoj uniji.
• Prijedlozi odgovora na upite za podršku: Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irska (usluga Vertex AI s modelom Claude tvrtke Anthropic, u regiji Europske unije). Prima samo ono što je navedeno u točki 4.5. pod „Prijedlog odgovora”, obrađuje to u Europskoj uniji prema svojem ugovoru o obradi podataka i ne koristi za treniranje modela umjetne inteligencije.
• Gdje se podaci obrađuju: podatke čuvamo i obrađujemo u Hrvatskoj, u Zagrebu; ondje su i e-⁠pošta i sigurnosne kopije pružatelja smještaja. Upite za podršku radi pripreme prijedloga odgovora obrađuje i Google Cloud, a račune aplikacija FIRA, oboje u Europskoj uniji. Podatke ne prenosimo u zemlje izvan Europskog gospodarskog prostora.
• Primatelji e-⁠pošte: poruke (npr. uplatnice, podsjetnici, poveznice za prijavu) idu na adrese koje upiše Udruga ili Vi. Kao pošiljatelj je naveden Klubomat, a odgovor ide Udruzi.
• Tijela javne vlasti: samo kad to propis od nas zahtijeva.

Ne koristimo umjetnu inteligenciju ni druge vanjske servise za obradu podataka o članovima. Umjetnu inteligenciju koristimo samo za prijedloge odgovora na upite za podršku (točka 4.5.). Pružatelje koji obrađuju podatke Udruga navodimo u Prilogu 2. Ugovora o obradi osobnih podataka.

8. Kako štitimo podatke

Podaci jedne Udruge strogo su odvojeni od podataka drugih Udruga, veza je uvijek šifrirana (HTTPS), lozinke i poveznice čuvamo samo kao sažetke, svaka promjena novca i osobnih podataka bilježi se u revizijskom zapisu, a pristup operatera platforme zaštićen je dvofaktorskom prijavom. Popis mjera nalazi se u Prilogu 3. Ugovora o obradi osobnih podataka.

9. Automatizirano odlučivanje

Klubomat ne donosi odluke koje bi za Vas imale pravne ili slične značajne učinke isključivo automatski (članak 22. Opće uredbe). Uplata s izvoda iz banke automatski se povezuje s članarinom samo kad ima ispravan poziv na broj; ostale prijedloge potvrđuje osoba iz Udruge, a svako se povezivanje može poništiti. Paket Udruge određuje se prema broju njezinih aktivnih članova; to je obračun cijene prema ugovoru, a ne odluka o pojedincu. Prijedlog odgovora na upit za podršku priprema umjetna inteligencija, ali ga prije slanja uvijek pregleda i pošalje osoba.

10. Djeca

Podatke o djeci (članovima mlađima od 18 godina) Klubomat obrađuje samo za Udrugu, kao izvršitelj obrade. Djeca nemaju korisnički račun: portal i osobnu poveznicu za člana mlađeg od 18 godina koristi roditelj/skrbnik. Privolu za člana mlađeg od 16 godina daje roditelj/skrbnik. Korisničke račune za rad u aplikaciji imaju samo odrasle osobe koje Udruga ovlasti.

11. Vaša prava

Za podatke iz točke 4 (za koje smo mi voditelj obrade) imate pravo:

• na pristup podacima i kopiju (članak 15. Opće uredbe);
• na ispravak netočnih podataka (članak 16.);
• na brisanje, kad za čuvanje više nema osnove (članak 17.);
• na ograničenje obrade (članak 18.);
• na prenosivost podataka koje ste nam dali na temelju ugovora (članak 20.);
• na prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu (članak 21.);
• podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Zahtjev pošaljite na info@klubomat.hr. Odgovorit ćemo najkasnije u roku od mjesec dana (članak 12. stavak 3.). Možemo zatražiti potvrdu da ste Vi osoba na koju se podaci odnose, npr. odgovor s e-⁠adrese Vašeg računa.

Za podatke iz točke 5 obratite se svojoj Udruzi.

12. Izmjene politike

Kad promijenimo ovu politiku, objavit ćemo novu verziju s novom oznakom i datumom, a prethodne verzije ostaju dostupne na klubomat.hr. O bitnim promjenama Udruge obavještavamo e-⁠poštom najmanje 30 dana unaprijed.

13. Sažetak rokova čuvanja