Kako radi
Kako radi Klubomat
Od zaduženja do podsjetnika: pogledajte kako blagajnik u četiri koraka obavi posao za koji je prije trebala cijela večer.
Mjesec u životu blagajnika
Četiri koraka, svaki mjesec
Prije prvog mjeseca jednom postavite podatke, IBAN, skupine, vrstu članarine i članove, a vodič „Prvi koraci” Vas kroz to provede. Nakon toga mjesec izgleda ovako.
Snimke prikazuju izmišljeni pokazni klub.
-
1 Zaduženja
Zaduženja nastaju sama
Vrstu članarine postavite jednom: iznos, mjesece naplate i skupine koje je plaćaju. Klubomat zatim za svako razdoblje sam izradi zaduženja za sve članove, uz popuste, oslobođenja i mirovanja.
- Iznad popisa vidite koliko je zaduženo, koliko plaćeno, a koliko je još otvoreno.
- Za izlet, nastup ili opremu dodate jednokratno zaduženje cijeloj skupini.
- Promjena iznosa vrijedi za buduća zaduženja, a već izrađena ostaju ista.
-
2 Uplatnice
Uplatnice stižu roditeljima
Jednim klikom svim roditeljima pošaljete e-mail s HUB-3 uplatnicom. Svaki član ima svoj poziv na broj, a roditelj plaća skeniranjem barkoda u aplikaciji svoje banke.
- Prije slanja vidite tko je uplatnicu već dobio, tko plaća trajnim nalogom i za koga nemate e-mail.
- Za roditelje bez e-maila ispišete uplatnice ili knjižicu za cijelu sezonu.
- Roditelj s više djece dobiva i jednu zajedničku uplatnicu.
-
3 Izvod iz banke
Izvod pokaže tko je platio
Izvod preuzmete u internetskom bankarstvu i učitate ga u Klubomat. Uplate s ispravnim pozivom na broj povežu se same. Za uplatu koju prepozna po imenu i iznosu Klubomat predloži člana i napiše zašto, a ostale povežete ručno.
- Prijedloge potvrdite ili odbijete, a više njih možete potvrditi odjednom.
- Djelomične uplate i preplate su zabilježene, a preplata se troši na sljedeće zaduženje.
- Isti izvod možete učitati i dvaput, a uplate se neće dvaput zbrojiti.
-
4 Podsjetnici
Podsjetnici samo onima koji kasne
Na popisu dužnika vidite tko kasni i koliko. Podsjetnike pošaljete jednim klikom, a ako uključite automatsko slanje, Klubomat ih šalje sam, onoliko dana nakon roka plaćanja koliko odredite.
- Tri koraka: podsjetnik, drugi podsjetnik i opomena, s tekstom koji sami uredite.
- Za uplatu Klubomat zna čim učitate izvod u kojem je, pa izvod učitajte prije slanja podsjetnika.
- Pojedinom članu podsjetnike možete pauzirati do odabranog datuma.
Sve funkcije
Sve što Klubomat radi, po područjima
Sve od navedenog dobivate u svakom paketu, pa i u besplatnom.
-
Članovi i skupine
- Članovi, roditelji i skrbnici te skupine na jednom mjestu
- Uvoz članova iz Excel ili CSV tablice
- Kartica člana sa svim zaduženjima, uplatama i preplatama
- Nazivi prema vrsti organizacije, primjerice polaznik i školarina
- Korisnici s ulogama: voditelj skupine vidi samo svoje članove, bez podataka o plaćanju
-
Članarine i uplatnice
- Zaduženja koja nastaju sama, prema vrsti članarine
- Popusti, oslobođenja i mirovanja
- Jednokratna zaduženja, primjerice za izlet ili opremu
- HUB-3 uplatnice s barkodom, poslane e-mailom ili ispisane
- Knjižica uplatnica za cijelu sezonu
- Zajednička uplatnica za roditelja s više djece
-
Izvod i uplate
- Učitavanje izvoda iz banke u obliku XML (camt.053) ili CSV
- Uplate s ispravnim pozivom na broj povežu se same
- Prijedlog člana, s razlozima, za uplatu prepoznatu po imenu i iznosu
- Djelomične uplate, preplate i jedna uplata za više djece
- Isti izvod učitan dvaput ne zbraja uplate dvaput
-
Dužnici i podsjetnici
- Popis dužnika s ukupnim i najstarijim dugom
- Podsjetnici u tri koraka, s tekstom koji sami uredite
- Automatsko slanje podsjetnika kad ga uključite
- Provjera plaćanja neposredno prije slanja podsjetnika
- Pauza podsjetnika za pojedinog člana
-
Roditelji i članovi
- Portal s prijavom e-mailom, bez lozinke
- Osobna poveznica koju šaljete Viberom ili WhatsAppom
- Plaćanje skeniranjem koda, i sa spremljene slike
- Podaci za trajni nalog
- Potvrde o uplati koje roditelj preuzima i sam, kad ih klub uključi
-
Popis članova i izvozi
- Zakonski popis članova prema Zakonu o udrugama, kao PDF ili Excel tablica
- Potvrde o uplati s napomenom „Ova potvrda nije račun”
- Izvoz uplata i zaduženja za knjigovođu
- Izvoz svih podataka organizacije u Excel tablicu
U pripremi
Što pripremamo za sljedeće verzije
Kad budu gotove, ove mogućnosti dobivate u svakom paketu, bez doplate. Redoslijed određujemo prema iskustvu prvih klubova u pilot programu.
-
Evidencija dolazaka i raspored treninga
Voditelj na mobitelu označi tko je bio na treningu. Raspored treninga postavite za cijelu skupinu, a roditelji dobiju obavijest kad se trening otkaže.
-
Obavijesti za članove i roditelje
Obavijest pošaljete cijelom klubu ili jednoj skupini, e-mailom, na portal i kao obavijest na mobitelu, a vidite i tko ju je pročitao.
-
Liječnički pregledi
Klubomat Vas podsjeti prije nego što liječnički pregled istekne, a voditelj vidi tko ga nema. Sprema se samo datum do kojeg pregled vrijedi, bez dijagnoza.
-
Više za roditelje na portalu
Roditelj na portalu vidi i obavijesti kluba, a svoju adresu, telefon ili e-mail promijeni sam. Promjena odmah vrijedi i nitko je ne mora odobravati.
Sljedeća članarina može proći bez Excela.
Pogledajte kako Klubomat radi na primjeru kluba s izmišljenim podacima ili odmah registrirajte svoju organizaciju.