Sklapa se prema članku 28. Uredbe (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka, u nastavku: Uredba) i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18).
Ugovorne strane
Voditelj obrade: udruga ili druga pravna osoba čiji su naziv, OIB i adresa upisani u Klubomatu pri registraciji i u Postavkama (u nastavku: Udruga), koju zastupa osoba koja je ugovor prihvatila.
Izvršitelj obrade: SHIMODA, obrt za internet usluge, vl. Siniša Šinjori, Ulica Krešimira Filića 33, 42000 Varaždin, OIB 93704054114, MBO 97915238, e-adresa info@klubomat.hr (u nastavku: Operater).
Sklapanje: ugovor se sklapa elektronički, prihvaćanjem pri registraciji Udruge u Klubomatu, zajedno s Uvjetima korištenja. Operater bilježi verziju ugovora, vrijeme prihvaćanja i osobu koja ga je prihvatila. Elektronički oblik je pisani oblik u smislu članka 28. stavka 9. Uredbe. Svaka verzija ugovora ostaje dostupna na klubomat.hr.
Članak 1. Pojmovi
Pojmovi imaju značenje iz članka 4. Uredbe. Uz to:
- Klubomat – internetska aplikacija Operatera na adresi https://klubomat.hr za vođenje članova, članarina, uplatnica i uplata.
- Podaci Udruge – osobni podaci koje Udruga ili njezini Korisnici unesu ili uvezu u Klubomat ili koje Klubomat iz njih izradi, opisani u Prilogu 1.
- Korisnik – osoba koju je Udruga ovlastila za rad u Klubomatu.
- Voditelj kluba – Korisnik s ulogom „Voditelj kluba”.
- Podizvršitelj – drugi izvršitelj obrade kojeg Operater angažira (Prilog 2.).
Članak 2. Predmet ugovora
Ugovor uređuje obradu Podataka Udruge koju Operater obavlja za Udrugu dok joj pruža uslugu Klubomat prema Uvjetima korištenja. Obrada za koju je Operater sam voditelj obrade (registracija, korisnički računi, sigurnosni zapisi, naplata naknade, podrška) opisana je u Politici privatnosti i nije predmet ovog ugovora.
Članak 3. Trajanje
Ugovor traje dok traje ugovor o korištenju Klubomata. Obveze o brisanju, povjerljivosti i suradnji traju dok Operater ima Podatke Udruge (članak 14.).
Članak 4. Priroda i svrha obrade
4.1. Priroda obrade: pohrana, organizacija, pregled, izmjena, pretraživanje, uvoz (tablice članova, izvodi iz banke), usporedba (povezivanje uplata s članarinama), izrada dokumenata (uplatnice, potvrde o uplati, popis članova, izvozi), slanje e-poruka koje Udruga pokrene ili uključi, prikaz na portalu i osobnoj poveznici, anonimizacija i brisanje.
4.2. Svrha obrade: vođenje evidencije članova i popisa članova, obračun i naplata članarina putem uplatnica, povezivanje uplata, obavještavanje članova i roditelja/skrbnika o zaduženjima i dugovanjima, evidencija privola i druge svrhe koje Udruga odredi korištenjem funkcija Klubomata.
4.3. Operater ne obrađuje Podatke Udruge ni za kakvu vlastitu svrhu: ni za oglašavanje, ni za analitiku, ni za razvoj i testiranje, ni za treniranje modela umjetne inteligencije, ni za povezivanje s podacima drugih Udruga. Broj aktivnih članova koristi samo kao broj, za obračun naknade prema Uvjetima korištenja.
Članak 5. Vrste podataka i kategorije ispitanika
Opisani su u Prilogu 1. Udruga sama odlučuje koje će od tih podataka voditi.
Članak 6. Upute Udruge
6.1. Operater obrađuje Podatke Udruge samo prema dokumentiranim uputama Udruge, uključujući upute o prijenosu u treće zemlje (članak 10.). Uputama se smatraju: ovaj ugovor, Uvjeti korištenja, postavke koje Udruga odabere u Klubomatu i radnje njezinih Korisnika (npr. uvoz, slanje, izvoz, anonimizacija). Dodatne upute Udruga daje pisano na info@klubomat.hr.
6.2. Ako Operater smatra da je neka uputa protivna Uredbi ili drugom propisu, odmah o tome obavještava Udrugu i može odgoditi njezino izvršenje dok je Udruga ne potvrdi ili izmijeni.
6.3. Ako Operater mora obraditi podatke na temelju propisa (npr. naloga suda), o tome prethodno obavještava Udrugu, osim ako mu je to zakonom zabranjeno.
Članak 7. Povjerljivost
Podacima Udruge pristupa samo vlasnik Operatera, koji je obvezan na povjerljivost. Ako Operater angažira druge osobe za rad, održavanje ili podršku, prije pristupa ih pisano obvezuje na povjerljivost i daje im pristup samo u mjeri potrebnoj za njihov posao. Obveza povjerljivosti traje i nakon prestanka ugovora.
Članak 8. Sigurnost obrade
Operater provodi tehničke i organizacijske mjere iz Priloga 3., primjerene riziku obrade (članak 32. Uredbe), posebno zato što Podaci Udruge uključuju podatke o djeci i OIB. Operater mjere može unaprjeđivati, ali ne smije smanjiti njihovu ukupnu razinu zaštite.
Članak 9. Podizvršitelji
9.1. Udruga daje opće ovlaštenje za angažiranje Podizvršitelja. Podizvršitelji na dan sklapanja navedeni su u Prilogu 2.
9.2. O namjeri dodavanja ili zamjene Podizvršitelja, uključujući preseljenje Klubomata k drugom pružatelju smještaja, Operater obavještava Udrugu i Voditelja kluba e-poštom najmanje 30 dana unaprijed. Obavijest navodi naziv, sjedište i ulogu novog Podizvršitelja, mjesto obrade i dan od kojeg počinje obrađivati podatke.
9.3. Udruga u tom roku može uložiti obrazložen prigovor na info@klubomat.hr. Ako se strane ne dogovore, Udruga može raskinuti ugovor prije nego što novi Podizvršitelj počne obrađivati njezine podatke, uz povrat razmjernog dijela plaćene naknade (Uvjeti korištenja, točka 15.3.). Prijenos podataka novom Podizvršitelju u tom slučaju ne obuhvaća podatke te Udruge.
9.4. Pri promjeni pružatelja smještaja prethodni pružatelj obrađuje podatke samo dok traje preseljenje, a najdulje 30 dana nakon što novi pružatelj preuzme rad. Operater zatim od prethodnog pružatelja traži brisanje svih podataka, uključujući sigurnosne kopije, i Udruzi na zahtjev daje potvrdu o tome.
9.5. Operater s Podizvršiteljem sklapa ugovor s jednakim obvezama zaštite podataka kao u ovom ugovoru i odgovara Udruzi za njegov rad kao za vlastiti (članak 28. stavak 4. Uredbe).
9.6. Aplikacije kojima Korisnici Udruge sami dijele osobne poveznice (npr. WhatsApp ili Viber na vlastitom telefonu), banke Udruge i poslužitelji e-pošte primatelja nisu Podizvršitelji Operatera: njih bira i koristi Udruga, odnosno primatelj.
Članak 10. Mjesto obrade i prijenos u treće zemlje
10.1. Podaci Udruge pohranjuju se i obrađuju u Hrvatskoj: poslužitelj pružatelja smještaja iz Priloga 2. nalazi se u podatkovnom centru u Zagrebu. Sigurnosne kopije pružatelja smještaja ostaju u Europskoj uniji.
10.2. Operater ne prenosi Podatke Udruge u treće zemlje ni međunarodnim organizacijama (izvan Europskog gospodarskog prostora).
10.3. Prijenos izvan Europskog gospodarskog prostora moguć je samo uz zaštitne mjere iz poglavlja V. Uredbe i uz obavijest Udruzi prema članku 9.
Članak 11. Pomoć pri ostvarivanju prava ispitanika
11.1. Klubomat Udruzi daje alate za ostvarivanje prava ispitanika:
- pristup i prenosivost: „Izvezi podatke člana” (PDF i JSON) na kartici člana;
- ispravak: izmjena podataka člana i roditelja/skrbnika;
- brisanje: „Anonimiziraj člana” za bivšeg člana – uklanjaju se ime, OIB, datum rođenja, spol, kontakti, adresa i napomene te podaci platitelja na uplatama povezanima s tom osobom; ostaju broj člana, datumi članstva i iznosi, radi popisa članova i financijske evidencije Udruge;
- privole: evidencija, povijest i povlačenje privola (s verzijom teksta);
- izvoz svih podataka Udruge (XLSX).
11.2. Ako se ispitanik obrati izravno Operateru, Operater zahtjev bez odgađanja, a najkasnije u roku od 5 radnih dana, prosljeđuje Udruzi. Na zahtjev ne odgovara sam, osim ako ga Udruga za to ovlasti; ispitaniku samo javlja da je zahtjev proslijeđen Udruzi.
11.3. Kad alati iz točke 11.1. nisu dovoljni, ili kad je pristup Udruge ograničen (Uvjeti korištenja, točke 5.9. i 5.10.), Operater na zahtjev Udruge provodi zahtjeve ispitanika u roku koji Udruzi omogućuje da odgovori u roku iz članka 12. stavka 3. Uredbe. Ta je pomoć bez naknade, osim ako su zahtjevi očito neutemeljeni ili pretjerani.
Članak 12. Povreda osobnih podataka
12.1. Operater obavještava Udrugu o povredi Podataka Udruge bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije 48 sati nakon što je za nju saznao, na e-adresu Udruge i Voditelja kluba (članak 33. stavak 2. Uredbe).
12.2. Obavijest sadrži, koliko je u tom trenutku poznato: opis povrede, kategorije i približan broj ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete i predložene mjere te kontakt. Što još nije poznato, Operater dostavlja naknadno, čim sazna.
12.3. Operater pomaže Udruzi da u roku od 72 sata obavijesti Agenciju za zaštitu osobnih podataka (AZOP) i, kad je potrebno, ispitanike (članci 33. i 34. Uredbe). Operater ne obavještava AZOP ni ispitanike u ime Udruge bez njezine upute, osim ako to propis od njega zahtijeva.
12.4. Operater vodi evidenciju o svim povredama, njihovim posljedicama i poduzetim mjerama.
Članak 13. Procjena učinka i prethodno savjetovanje
Operater Udruzi bez naknade daje informacije potrebne za procjenu učinka na zaštitu podataka i za prethodno savjetovanje s AZOP-om (članci 35. i 36. Uredbe), u mjeri u kojoj se odnose na Klubomat.
Članak 14. Vraćanje i brisanje podataka po prestanku ugovora
14.1. Do prestanka ugovora i još 30 dana nakon toga Voditelj kluba može izvesti Podatke Udruge (izvoz svih podataka, popis članova, izvoz za knjigovođu, izvozi pojedinih članova). Na zahtjev Operater pomaže pri izvozu.
14.2. Nakon isteka tog roka Operater u roku od 30 dana trajno briše sve Podatke Udruge, uključujući revizijski zapis Udruge i spremljene datoteke. Iz sigurnosnih kopija podaci nestaju kad te kopije isteknu: iz kopija pružatelja smještaja najkasnije 4 mjeseca, a iz vlastitih kopija Operatera najkasnije 90 dana nakon brisanja; do tada se kopije ne koriste, osim za oporavak cijele platforme nakon kvara, a podaci obrisane Udruge tada se ponovno brišu.
14.3. Operater zadržava samo vlastite podatke koje je dužan ili ovlašten čuvati kao voditelj obrade (zapis o prihvaćanju uvjeta i podatke o naplati naknade, Politika privatnosti, točke 4.4. i 4.7.), i o tome obavještava Udrugu.
14.4. Na zahtjev Operater pisano potvrđuje da je brisanje provedeno.
Članak 15. Informacije i revizije
15.1. Operater Udruzi daje sve informacije potrebne da dokaže ispunjavanje obveza iz članka 28. Uredbe: ovaj ugovor, opis mjera (Prilog 3.), popis Podizvršitelja i pisane odgovore na pitanja o obradi.
15.2. Udruga najprije postavlja pisana pitanja, na koja Operater odgovara u roku od 30 dana. Ako odgovori nisu dovoljni, Udruga ili revizor kojeg ona ovlasti i koji je obvezan na povjerljivost može provesti reviziju, uz najavu najmanje 30 dana unaprijed, najviše jednom godišnje, osim nakon povrede osobnih podataka ili na zahtjev AZOP-a. Revizija se provodi tako da ne ugrozi podatke drugih Udruga ni sigurnost platforme. Troškove revizije snosi Udruga, osim ako revizija utvrdi bitno kršenje ovog ugovora; tada ih snosi Operater.
Članak 16. Obveze Udruge
Udruga:
- osigurava pravnu osnovu za obradu Podataka Udruge (zakonska obveza za popis članova prema članku 12. Zakona o udrugama, članstvo za vođenje članarina, privola za fotografije i promidžbene obavijesti) i obavještava ispitanike o obradi (članci 13. i 14. Uredbe), uključujući obavijest da koristi Klubomat;
- za člana mlađeg od 16 godina pribavlja privolu roditelja/skrbnika kad je privola pravna osnova;
- unosi samo podatke potrebne za svrhu; ne unosi podatke o zdravlju i ne upisuje osjetljive podatke u slobodna polja (napomene);
- određuje koji Korisnici imaju pristup i s kojom ulogom te pravodobno uklanja one koji više ne smiju imati pristup;
- odgovara za dijeljenje osobnih poveznica vlastitim aplikacijama i na papiru;
- čuva potpisane obrasce privola izvan Klubomata;
- određuje rokove čuvanja svojih podataka i provodi anonimizaciju ili brisanje kad svrha prestane.
Članak 17. Pristup Operatera Podacima Udruge
17.1. Operater Podacima Udruge pristupa samo kad je to potrebno za pružanje podrške na zahtjev Udruge, otklanjanje pogreške, sigurnost ili ispunjenje zakonske obveze.
17.2. Operater pristupa kroz zasebni administratorski dio Klubomata, uz obveznu dvofaktorsku prijavu. Svaki pregled podataka bilježi se u revizijskom zapisu platforme.
17.3. Kad Operater radi podrške radi „kao korisnik” Udruge („Prijavi se kao …”), mora upisati razlog, to je vidljivo na svakoj stranici, pristup sam završava nakon 60 minuta, a revizijski zapis bilježi Operatera kao stvarnu osobu koja je radnju izvršila. Za to vrijeme Operater ne može izvoziti podatke, mijenjati lozinke ni bankovni račun, prikazivati ni dijeliti osobne poveznice, pozivati ni uklanjati Korisnike ni anonimizirati članove.
Članak 18. Odgovornost
Odgovornost prema ispitanicima uređena je člankom 82. Uredbe. U međusobnom odnosu stranaka primjenjuju se odredbe o odgovornosti iz Uvjeta korištenja (točka 16.), koje ne ograničavaju prava ispitanika.
Članak 19. Završne odredbe
19.1. U pitanjima zaštite osobnih podataka ovaj ugovor ima prednost pred Uvjetima korištenja.
19.2. Izmjene ovog ugovora Operater objavljuje kao novu verziju i o njima obavještava Voditelja kluba najmanje 30 dana unaprijed, kao i za Uvjete korištenja (točka 17.). Izmjena Priloga 2. provodi se prema članku 9.
19.3. Na ugovor se primjenjuje pravo Republike Hrvatske. Za sporove je mjesno nadležan stvarno nadležni sud u Varaždinu.
19.4. Ako je neka odredba ništetna, ostale ostaju na snazi, a strane je zamjenjuju valjanom odredbom najbližom njezinoj svrsi.
Prilog 1. Opis obrade
1.1. Kategorije ispitanika
| Kategorija | Napomena |
|---|---|
| Članovi Udruge, uključujući djecu | u školama organiziranima kao udruge: polaznici |
| Bivši članovi | dok ih Udruga ne anonimizira |
| Roditelji/skrbnici članova | jedan član može imati više roditelja/skrbnika, a roditelj više djece |
| Platitelji | osobe čije se uplate nalaze na izvodu iz banke Udruge, uključujući osobe koje nisu članovi ni roditelji |
| Korisnici Udruge | u dijelu koji se odnosi na njihov rad u Udruzi (uloga, skupine, radnje u revizijskom zapisu) |
1.2. Vrste osobnih podataka
| Ispitanik | Podaci |
|---|---|
| Član | ime i prezime, broj člana, OIB (neobvezan, osim ako ga Udruga traži; potreban je za popis članova), datum rođenja, spol (neobvezan), e-adresa, telefon, adresa, kategorija članstva, razdoblja članstva (pristup, prestanak, razlog), skupine, status, napomene, mirovanja i popusti (s razlogom), zaduženja i uplate, stanje duga i preplate, privole (vrsta, tko ju je dao, datum, način, verzija teksta) |
| Roditelj/skrbnik | ime i prezime, e-adresa, telefon, adresa, OIB (neobvezan), odnos prema članu, plaća li za člana, plaća li trajnim nalogom, trajni poziv na broj, osobna poveznica (samo sažetak), pristup portalu |
| Platitelj (s izvoda iz banke) | ime platitelja, IBAN platitelja, opis plaćanja, iznos, datum, poziv na broj; za zapamćene račune platitelja samo zaštićeni sažetak i maska IBAN-a |
| Korisnik Udruge | ime, e-adresa, uloga, skupine koje vodi, pozivnice, radnje u revizijskom zapisu Udruge |
| Svi primatelji poruka | zapis o poslanoj poruci: maska adrese (npr. „r***@primjer.hr”) i zaštićeni sažetak adrese, vrsta poruke, vrijeme, status; nikad puna adresa ni tekst poruke |
Posebne kategorije podataka (članak 9. Uredbe) i podaci o kaznenim djelima (članak 10. Uredbe) se ne obrađuju. Ako Klubomat uvede nove vrste podataka, Operater o tome obavještava Udrugu prema članku 19.2.
1.3. Rokovi čuvanja privremenih datoteka i poveznica
| Što | Rok |
|---|---|
| Datoteka za uvoz članova | briše se odmah po završetku, otkazivanju ili pogrešci; nepotvrđena nakon 24 sata |
| Učitani izvod iz banke (datoteka) | 30 dana; pročitane stavke ostaju |
| Pripremljena PDF datoteka s uplatnicama | 7 dana |
| Poveznica na uplatnicu iz e-poruke | vrijedi 7 dana |
| Poveznica i kôd za prijavu na portal | vrijede 30 minuta, jednokratni |
| Pozivnica Korisniku | vrijedi 7 dana, jednokratna |
| Osobna poveznica roditelja/skrbnika | do opoziva ili zamjene |
| Potvrda o uplati | PDF se ne sprema, nego se izrađuje na zahtjev iz zapisa |
| IP adresa u revizijskom zapisu Udruge | 12 mjeseci |
| Ostali Podaci Udruge | dok ih Udruga ne izmijeni, anonimizira ili obriše, ili dok ugovor ne prestane (članak 14.) |
Udrugama u pomoći predlažemo da financijske zapise čuvaju 11 godina, a podatke o članu dok osoba ne zatraži brisanje ili dok ne prestane svrha. Odluku donosi Udruga.
Prilog 2. Podizvršitelji
| Podizvršitelj | Usluga | Mjesto obrade | Podaci | Prijenos izvan EU-a |
|---|---|---|---|---|
| cyber_Folks d.o.o., Stjepana Radića 10, 48350 Đurđevac, Hrvatska, OIB 89338385732, MBS 010072020 (Trgovački sud u Bjelovaru) | smještaj aplikacije i slanje e-pošte: dijeljeni poslužitelj (cPanel), baza podataka, datoteke, odlazna e-pošta, dnevne sigurnosne kopije | Zagreb, Hrvatska (podatkovni centar Digital Realty), uključujući sigurnosne kopije | svi Podaci Udruge; za e-poštu i ime i adresa primatelja, sadržaj poruke i priložena uplatnica | nema |
cyber_Folks obrađuje podatke prema svojim uvjetima korištenja i pravilima privatnosti te pisanoj potvrdi Operateru od 27.10.2026. (obrada samo radi pružanja usluge, poslužitelji, e-pošta i sigurnosne kopije u Zagrebu, bez prijenosa izvan Europskog gospodarskog prostora, obavijest o povredi bez nepotrebnog odgađanja, obveza povjerljivosti zaposlenika). Za smještaj koristi podatkovni centar Digital Realty u Zagrebu. Svoje zapise aktivnosti čuva godinu dana.
Klubomat ne koristi: servise za analitiku posjeta, CAPTCHA servise, vanjske servise za praćenje pogrešaka, vanjske fontove ni CDN-ove, servise umjetne inteligencije, SMS ni platne usluge. Ne povezuje se s bankama.
Prilog 3. Tehničke i organizacijske mjere
3.1. Odvajanje podataka Udruga
- Svaki zapis s podacima Udruge vezan je uz tu Udrugu. Svaki upit automatski je ograničen na Udrugu u kojoj Korisnik radi; bez poznate Udruge aplikacija odbija upit umjesto da prikaže podatke.
- Upis zapisa u tuđu Udrugu aplikacija odbija; pripadnost zapisa Udruzi ne može se promijeniti.
- Za svaku vrstu podataka automatizirani test dokazuje da Korisnik Udruge A ne može pregledati, mijenjati, izvesti ni preuzeti podatke Udruge B.
- Pozadinski poslovi (slanje pošte, uvoz) nose oznaku Udruge i rade samo u njezinu kontekstu.
- Korisnik koji nije član Udruge, i svaki Korisnik privremeno isključene ili zatvorene Udruge, dobiva odgovor da stranica ne postoji ili nije dostupna.
3.2. Kontrola pristupa unutar Udruge
- Uloge: voditelj kluba, administrator, trener/voditelj, samo pregled.
- Trener/voditelj vidi samo trenutne članove skupina koje vodi i njihove roditelje/skrbnike – kontakte, ali nikad OIB.
- „Samo pregled” vidi popis dužnika bez kontakata i bez izvoza.
- Izvozi su dostupni samo voditelju kluba i administratoru; anonimizaciju člana provodi samo voditelj kluba, uz upis broja člana.
3.3. Prijava
- Korisnici: lozinka od najmanje 10 znakova, provjera u bazi poznatih procurjelih lozinki (k-anonimnost), neobvezna dvofaktorska prijava (aplikacija za kodove i rezervni kodovi).
- Operater: obvezna dvofaktorska prijava za administratorski dio.
- Roditelji/skrbnici i članovi: bez lozinke, jednokratnom poveznicom ili kôdom iz e-poruke (30 minuta; u bazi samo sažetak; kôd je nevažeći nakon 5 pogrešnih pokušaja); zasebna sesija koja ne otvara dio za Korisnike ni administratorski dio.
- Ograničenja broja pokušaja (npr. 5 neuspjelih prijava po e-adresi i IP adresi u 15 minuta; 3 poveznice za prijavu po e-adresi u 15 minuta); odgovori ne otkrivaju postoji li račun.
- Pozivnice i potvrde registracije: jednokratne poveznice s rokom, u bazi samo sažetak.
3.4. Osobne poveznice roditelja/skrbnika
- Najmanje 256 bita slučajnosti; u bazi samo SHA-256 sažetak i slučajni dodatak – sama poveznica nikad se ne sprema, a bez ključa aplikacije baza ne otkriva nijednu upotrebljivu poveznicu.
- Jedna aktivna poveznica po roditelju/skrbniku; Udruga je može opozvati ili zamijeniti (stara odmah prestaje raditi).
- Samo za čitanje i samo minimalni podaci (otvorena zaduženja, uplatnice bez adrese platitelja, upute za trajni nalog, potvrde o uplati); nikad OIB, datum rođenja, adresa, napomene ni podaci drugih obitelji.
- Nevaljana, opozvana i nepostojeća poveznica daju isti neutralni odgovor; ograničenje broja otvaranja po IP adresi i po poveznici; stranice se ne spremaju u pregledniku i ne indeksiraju.
- Poveznica se ne zapisuje u zapise aplikacije; u zapisima web-poslužitelja kod pružatelja smještaja može se nalaziti, ali do njih ima pristup samo pružatelj i Operater.
- Automatizirani testovi dokazuju da poveznica roditelja A nikad ne otkriva podatke roditelja B i da opozvana poveznica ne radi.
3.5. Revizijski zapis
- Svaka promjena novca (zaduženja, povezivanja, raspodjele, preplate, potvrde o uplati) i osobnih podataka bilježi se: tko, kada, što, vrijednost prije i poslije.
- Zapis se ne može mijenjati ni brisati kroz aplikaciju. OIB i IBAN u zapisu se zamjenjuju oznakom „[redacted]”.
- Bilježe se i izvoz popisa članova, sigurnosni događaji prijave te svaki pristup Operatera podacima Udruge, s Operaterom kao stvarnom osobom i kad radi „kao korisnik”.
- Iznimke: pri anonimizaciji člana vrijednosti u zapisu za tu osobu zamjenjuju se oznakom „[anonymized]” (radnja, vrijeme i izvršitelj ostaju, a novčani zapisi se ne mijenjaju); IP adrese brišu se nakon 12 mjeseci.
3.6. Smanjenje količine podataka
- OIB je neobvezan (za maloljetnike, osim ako ga Udruga traži).
- Zapisi aplikacije automatski maskiraju OIB, IBAN i e-adrese i ne sadrže imena članova; pogreške baze podataka ne zapisuju vrijednosti upita.
- Zapis o poslanim porukama čuva samo masku i zaštićeni sažetak adrese; zapamćeni računi platitelja čuvaju se samo kao zaštićeni sažetak i maska.
- Zahtjevi za podršku automatski sadrže samo tehnički kontekst, nikad podatke o članovima.
- Potvrde o uplati ne spremaju imena; PDF se izrađuje na zahtjev.
- Privremene datoteke brišu se prema rokovima iz Priloga 1.3.
3.7. Prijenos i pohrana
- Sav promet isključivo preko HTTPS-a.
- Datoteke (uvozi, izvodi, PDF-ovi) na privatnom disku izvan javnog dijela poslužitelja; preuzimanje samo nakon provjere ovlasti ili potpisanom poveznicom s rokom.
- Tajni podaci dvofaktorske prijave i podaci u redu za slanje pošte čuvaju se šifrirano.
3.8. Sigurnosne kopije i oporavak
- Dnevne sigurnosne kopije kod pružatelja smještaja, u Zagrebu: 7 dnevnih, 4 tjedne i 3 mjesečne; nijedna se ne čuva dulje od 4 mjeseca.
- Vlastita kopija baze i datoteka Operatera prije svake nadogradnje, izvan javnog dijela poslužitelja: čuvaju se zadnje 3, ali nijedna dulje od 90 dana.
- Operater najmanje jednom u šest mjeseci provjerava oporavak iz kopije na zasebnoj probnoj bazi.
3.9. Sigurnost aplikacije
- Ograničenja broja zahtjeva na prijavi, poveznicama, portalu i javnim obrascima; zaštita obrazaca od krivotvorenih zahtjeva; politika sigurnosti sadržaja (CSP); zabrana prikaza u okvirima drugih stranica.
- Zaštita od automatske registracije bez vanjskih CAPTCHA servisa.
- PDF dokumenti izrađuju se bez izvođenja skripti i bez dohvaćanja vanjskih sadržaja; izvozi u CSV neutraliziraju formule.
- Pokazni klub i javni demo: izmišljeni podaci, iz njih ne odlazi nijedna e-poruka, a portal i osobne poveznice su isključeni.
- Pošiljatelj e-pošte je adresa platforme, a odgovor ide Udruzi; e-pošta se ne šalje na adrese rezerviranih testnih domena.
- Programske ovisnosti automatski se provjeravaju na poznate ranjivosti pri svakoj promjeni koda.
3.10. Organizacijske mjere
- Pristup poslužitelju samo preko SSH-a s ključem, samo za Operatera.
- Nadogradnje se pripremaju na računalu Operatera i prenose bez podataka iz produkcije; Podaci Udruga ne koriste se za razvoj ni testiranje (koriste se izmišljeni podaci).
- Postupak za povrede osobnih podataka (članak 12.) i evidencija povreda.
- Evidencija aktivnosti obrade izvršitelja (članak 30. stavak 2. Uredbe).